Unterstützung der Konferenzorganisation und -umsetzung
Seit vielen Jahren findet die FOSSGIS-Konferenz im deutschsprachigen Raum an wechselnden Standorten statt, die Anzahl der Teilnehmenden steigt mit jedem Jahr.
Die Konferenz wird vorwiegend durch ehrenamtliches Engagement getragen. Dies ermöglicht eine flexible Konferenzorganisation und vielfältiges Rahmenprogramm. Die Aufgaben werden auf mehrere Schultern verteilt. Ohne die Unterstützung durch zahlreiche Mitorganisierende vor der Veranstaltung und Helfer:innen während der Veranstaltung wäre eine FOSSGIS-Konferenz nicht möglich.
Diese Seite enthält einen Einblick in die Aufgaben, die das Konferenzorganisationsteam leistet.
Damit die FOSSGIS erfolgreich stattfinden kann, brauchen wir Deine* Unterstützung! * wer in der Community aktiv ist, wird geduzt :-)
Wo kannst Du bei der Durchführung der Konferenz unterstützen?
Freiwillig Helfende (ab 10 h helfen gibt es ein kostenfreies Helfer:innenticket)
Die Konferenz wird vorwiegend durch ehrenamtliches Engagement getragen.
Bezahlt Helfende (Aufwandsentschädigung über FOSSGIS e.V.)
Für Aufgaben, die während der Umsetzung unbedingt gemacht werden müssen, steht ein Budget für Aufwandsentschädigungen bereit. Meist werden dafür Studierende an der jeweiligen Hochschule einbezogen und müssen sich per Mail beim Orgateam melden. Das Orgateam behält sich vor die Aufgaben zuzuweisen.
Helfen vor Ort
Sessionleitung (freiwillig)
Die Sessionleitung moderiert den jeweiligen Track, kündigt Vortrag und Vortragende an und gibt organisatorische Informationen an die Teilnehmenden. Sessionleitung ist vor Ort und moderiert aus dem Hörsaal.
Videomitschnitt an der Kamera (freiwillig)
Um jeden Vortrag live zu streamen und im Nachgang als Videoaufnahme zur Verfügung stellen zu können, braucht es Menschen, die an der Kamera sitzen und den Vortrag mitschneiden. An der Einführungsschulung sollte zwingend teilgenommen werden. Schon erfahrene Helfende am Video können sich vorab melden und Freischaltung im Helfersystem erfragen.
Hörsaalhelfer:in (bezahlt + gerne freiwillig)
In jedem Hörsaal gibt es eine verantwortliche Person, die das Videoteam und die Sessionleitung sowie die Vortragenden unterstützt.
Workshophelfer:in (bezahlt + gerne freiwillig)
In jedem Workshopraum gibt es eine verantwortliche Person, die die Workshopleitung und Teilnehmenden während des Workshops unterstützt.
Welcome Desk (bezahlt + gerne freiwillig)
Der Welcome Desk ist die Servicestelle für alle Teilnehmer:innen. Eine detaillierte Beschreibung findet sich im Handbuch. Am Welcome Desk läuft der Ticket-Checkin, Taschen, T-Shirts und Tagungsbände werden herausgegeben, Fragen von Teilnehmenden finden Beantwortung.
Catering (bezahlt oder freiwillig)
Die Pausenversorgung für die Konferenzteilnehmenden ist wichtig und wird von einem Caterer erledigt. Helfer:innen untersützen den Caterer bei diversen Aufgaben während der Veranstaltung.
Auf- und Abbau (freiwillig oder bezahlt)
Am Dienstag, den 25.03.2025 wird ab 13 Uhr aufgebaut, jede Hilfe ist willkommen. Treffpunkt im Schlossfoyer. Der Abbau startet nach dem Sektempfang am Freitag, den 28.03.2025 und wird am 29.03. fortgesetzt.
Schritte, die zu tun sind, um Vor-Ort-Helfer:in zu werden
Diese Seite gelesen haben.
An einem Beratungstermin für Helfende teilnehmen, finden voraussichtlich im Februar und März statt .
Mail ans Orgateam schreiben, um Interesse zu bekunden sowie einen Gutscheincode für Helfer:innenticket zu erhalten.
Registierung im Helfer:innensystem ab Dezember 2024.
Kontakt Orgateam per E-Mail oder anrufen unter: +49 30-62932037.
Wo kannst Du bei der Vorbereitung und Organisation der Konferenz unterstützen?
Programmkomitee
Call for Participation formulieren, Einreichungen reviewen, Programm gestalten, bei Umsetzung des Programms unterstützen.
Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
Pressetexte schreiben, Konferenz bekannter machen, raus aus der Blase, neue Menschen erreichen. Teilnehmende informieren.
Helfer:innenkoordination
Engelsystem, Überblick, Helfer:innen anwerben, Jobbeschreibungen, Job-Schichten koordinieren - genau das hier ^ gut zu organisieren ;-)
Technische Umsetzung
Unterstützung der technischen Umsetzung der Konferenz in Zusammenarbeit mit dem VOC (Videoteam), bspw. für Online-Vorträge vorab aufgezeichnete Vorträge einsammeln und zur Verfügung stellen, Mails aus Pretalx versenden, Videoaufzeichnung während der Konferenz unterstützen.
Workshoporganisation
Online oder Vor-Ort-Workshop, was braucht es für die gute Umsetzung, Kommunikation mit Workshopleiter:innen, Information der TN.
Rahmenprogramm
OpenStreetMap-Event
organisieren (Unconference, Mappingevent...) und moderieren.
Community-Sprint
Vorbereiten und Umsetzen.
Programmheft
Programm als gedruckte Ausgabe im Format A6 für die TN.
Teilnehmer:innenbetreuung/ Welcome Desk
Im Arbeitspaket Teilnehmer:innenbetreuung stecken mehrere Aufgaben.
Die Informationen zur Konferenz im Vorfeld so aufbereiten, dass es für die TN übersichtlich und nachvollziehbar ist (Website, TN-Mail).
Welcome Desk organisieren ist in erster Linie eine Aufgabe des lokalen Teams.
Einen Code of Conduct zu formulieren, steht schon lange auf der Agenda (Beispiel: https://2021.foss4g.org/about/coc.html).
Statistik und Teilnehmer:innenbefragung
Onlinebefragung für Konferenz und Workshops + Auswertung.
Hygienekonzept
Falls notwendig braucht es ein Umsetzungskonzept für die Veranstaltung vor Ort sowie Informationen an Teilnehmende im Vorfeld der Konferenz (Website, TN-Mail).
Bildungszeit
Die Konferenz als Bildungszeit zu bewerben, kann es für viele Arbeitnehmer:innen attraktiver machen. Es muss für alle Bundesländer ein Antrag gestellt werden. Im ersten Schritt die kostenfreien, bei entsprechendem Bedarf können auch die kostenpflichtigen beantragt werden.
TN bekommen im Ticketsystem die Frage, ob sie Bildungsurlaub in Anspruch nehmen möchten, es wird nach Bundesland gefragt. Am Ende muss es gegenüber dem genehmigenden Bundesland abgerechnet werden.
Im Wikihandbuch ist die Organisation der Konferenz einmal komplett beschrieben: https://www.fossgis.de/wiki/Handbuch. Das Konferenzteam organisiert sich über ein internes Ticketsystem sowie regelmäßige Abstimmungstreffen.
Zusätzlich zu den vorbereitenden Aufgaben, gibt es verschiedene Helfer:innenaufgaben, die während der Konferenz zu erledigen sind. Die Schichten werden über das Helfer:innensystem gemanagt.
Schritte, die zu tun sind, um Helfer:in zu werden
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An einem Beratungstermin für Helfende teilnehmen, finden voraussichtlich im Februar und März statt .
Mail ans Orgateam schreiben, um Interesse zu bekunden sowie einen Gutscheincode für Helfer:innenticket zu erhalten.
Registierung im Helfer:innensystem ab Dezember 2024.
Kontakt Orgateam per E-Mail oder anrufen unter: +49 30-62932037.
